Làm phim doanh nghiệp mất bao lâu? Những yếu tố quyết định thời gian sản xuất

Trong bài viết

1. Muốn dự trù thời gian, cần biết phim sẽ được làm như thế nào
2. Có những mốc phải chốt thì công việc mới đi tiếp
3. Một lịch làm phim cần có cả thời gian làm lẫn thời gian duyệt
4. Tính ngược từ ngày chạy thử để biết khi nào phải bắt đầu
5. Muốn rút lịch, cần biết có thể thay đổi điều gì
6. Trước khi chốt tiến độ, hãy nhìn cả những điều kiện đi kèm

Ngày chiếu phim tại hội nghị đã chốt, còn lịch quay dự kiến chỉ có một buổi. Vậy nên bắt đầu từ khi nào? Để biết làm phim doanh nghiệp mất bao lâu, cần tính cả quãng đường từ lúc tìm ý tưởng, chuẩn bị và ghi hình đến khi có bản phim được duyệt, sẵn sàng trình chiếu.

Từ ngày chiếu hoặc ngày lên sóng, hãy lần ngược từng mốc: nhận file để chạy thử, duyệt bản dựng, rồi chốt kịch bản. Bạn sẽ biết còn đủ thời gian cho phương án mong muốn hay cần điều chỉnh sớm.

Bài viết dùng lịch 20 ngày làm việc để minh hoạ cách tính — tương đương 4 tuần nếu làm 5 ngày mỗi tuần, không có ngày nghỉ lễ.

Muốn dự trù thời gian, cần biết phim sẽ được làm như thế nào

“Một phim khoảng 3 phút” mới cho biết độ dài sản phẩm, chưa cho biết cần bao nhiêu công việc. Có phim dựng từ tư liệu đã có; có phim phải tìm câu chuyện qua phỏng vấn, theo một ca sản xuất hoặc ghi hình tại nhiều địa điểm. Thời gian khác nhau nằm ở cách tạo ra 3 phút ấy.

Trước khi hỏi ngày bàn giao, hãy cùng nhà sản xuất xác định phương án phù hợp:

Phương án	Cần làm rõ từ đầu	Những việc dễ bị tính thiếu
Dựng từ tư liệu sẵn có	Đủ cảnh, chất lượng phù hợp, có quyền sử dụng	Tìm và phân loại cảnh, viết lời bình, làm đồ hoạ, thu âm
Quay phỏng vấn và hoạt động doanh nghiệp	Nhân vật, địa điểm, nội dung phỏng vấn và lịch ghi hình	Khảo sát, trao đổi trước với nhân vật, quay bổ sung
Quay nhiều địa điểm hoặc công đoạn	Lịch vận hành, di chuyển, an toàn và quyền ra vào	Chờ đúng ca sản xuất, chờ nhân vật, sắp xếp lại lịch quay
Làm thêm ngôn ngữ hoặc phiên bản	Phụ đề hay lời đọc mới, tỷ lệ khung hình, người kiểm bản	Dịch, thu âm, chỉnh nhịp dựng, điều chỉnh đồ hoạ và kiểm bản

Tư liệu sẵn có chỉ giúp bớt việc quay khi đáp ứng được cách kể của phim. Một cảnh toàn nhà máy có thể giới thiệu quy mô, nhưng không giải thích được công đoạn mà người xem cần hiểu. Thư mục nhiều video cũng cần được xem lại: cảnh có còn đúng hiện trạng, âm thanh có dùng được và thông tin có cần cập nhật không?

Tương tự, “thêm bản tiếng Anh” cần được nói rõ. Lời đọc riêng đòi hỏi dịch, thu âm và căn lại nhịp dựng; bản chỉ thêm phụ đề vẫn cần người kiểm tên riêng, chức danh và số liệu. Những việc này cần có chỗ trên lịch từ đầu.

Khi nhận một khoảng thời gian dự kiến, hãy hỏi thêm: tính từ lúc nào, và kết thúc ở việc gì? Từ ngày gửi yêu cầu hay ngày đã chốt nội dung, đủ tài liệu? Đến bản dựng đầu hay đến lúc nhận đủ file đã duyệt?

Cùng một con số, chỉ cần khác điểm bắt đầu hoặc kết thúc, hai bên đã có thể hình dung hai lịch khác nhau.

Có những mốc phải chốt thì công việc mới đi tiếp

Khi hướng sản xuất đã rõ, ekip có thể khảo sát địa điểm, tìm nhân sự và chuẩn bị đạo cụ song song. Nhưng cũng có những việc cần một quyết định trước khi bắt tay vào làm.

Muốn chốt phương án quay, hai bên cần thống nhất phim kể điều gì, phải có những cảnh nào và hiện trường có đáp ứng được không. Muốn dựng một câu chuyện dựa vào phỏng vấn, người dựng cần có phần trả lời ấy. Bổ sung nhân sự sẽ ít có tác dụng nếu điều cả nhóm đang chờ là tư liệu chưa quay hoặc nội dung chưa được duyệt.

Các mốc thường cần nối với nhau trên lịch là:

Duyệt kịch bản → duyệt storyboard hoặc phương án hình ảnh → họp chốt trước buổi quay → ghi hình → duyệt bản dựng nội dung → hoàn thiện và bàn giao.

Chuỗi mốc này giúp hai bên nhìn ra công việc đang phải đợi ở đâu. Nếu một mốc lùi, cần xem những việc nào phía sau bị ảnh hưởng; một hạng mục khác xong sớm chưa chắc bù được thời gian chờ đó.

Chẳng hạn, nếu lời giám đốc là phần dẫn dắt câu chuyện, buổi phỏng vấn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách dựng phim. Nếu nhân vật chỉ xuất hiện trong một lời chào cuối, ekip có thể chủ động hơn với các phần còn lại. Cùng là lùi một buổi quay, mức ảnh hưởng phụ thuộc vào nội dung mà buổi quay ấy mang về.

Nhà sản xuất cần giải thích những mối liên hệ này khi đề xuất lịch. Phía doanh nghiệp cũng cần giữ chỗ cho các lần duyệt trên lịch công tác, bên cạnh ngày quay và ngày nhận file.

Một lịch làm phim cần có cả thời gian làm lẫn thời gian duyệt

“Hậu kỳ: 5 ngày” vẫn để lại nhiều câu hỏi: doanh nghiệp xem bản dựng khi nào, ai góp ý, ai duyệt cuối và ekip còn bao lâu để chỉnh? Nếu người quyết định chỉ xem được sau cuộc họp tuần, gửi phim sớm hơn chưa chắc giúp bàn giao sớm hơn.

Mỗi lần xem phim nên có một mục đích rõ ràng. Kịch bản cần được duyệt về thông điệp, dữ kiện và hướng kể; bản dựng nội dung cần chốt cấu trúc, cảnh và lời bình trước khi hoàn thiện màu sắc, âm thanh, đồ hoạ. Người duyệt biết cần xem gì, người làm cũng biết phần nào đã có thể yên tâm đi tiếp.

Hai bên có thể ghi trách nhiệm ngay trên lịch:

Giai đoạn	Ekip chuẩn bị	Doanh nghiệp xem và xác nhận	Cần thống nhất trước khi đi tiếp
Kịch bản	Đề xuất hướng kể, viết và chỉnh	Thông điệp, số liệu, người xuất hiện	Nội dung được người có thẩm quyền duyệt
Chuẩn bị quay	Khảo sát, lên phương án và lịch ghi hình	Nhân vật, địa điểm, việc ra vào hiện trường	Phương án sản xuất và điều kiện quay
Dựng nội dung	Chọn cảnh, dựng cấu trúc và xử lý lời bình	Câu chuyện, hình ảnh, cách diễn đạt	Bản dựng được chốt để hoàn thiện
Hoàn thiện	Làm màu, âm thanh, đồ hoạ và các phiên bản	Thông tin và từng bản cần nhận	Đủ sản phẩm theo nội dung đã thoả thuận

Hạn phản hồi và số vòng chỉnh sửa cần được thống nhất riêng cho từng dự án. Thay cho lời hẹn “sẽ góp ý sớm”, một thời điểm cụ thể giúp cả ekip lẫn người duyệt sắp xếp công việc.

Việc kiểm thông tin cũng nên được làm từ lúc thông tin ấy xuất hiện lần đầu. Một số liệu sửa muộn có thể kéo theo thu lại lời đọc, chỉnh đồ hoạ, dịch lại phụ đề rồi kiểm các phiên bản liên quan. Khi có yêu cầu mới, ekip cần nói rõ ảnh hưởng đến công việc và lịch giao; hai bên cũng cần phân biệt sửa lỗi với thay đổi một nội dung đã duyệt.

Tính ngược từ ngày chạy thử để biết khi nào phải bắt đầu

Với phim chiếu hội nghị, mốc cần giữ có thể đến trước ngày sự kiện: lúc ban tổ chức nhận file để chạy thử trên hệ thống trình chiếu. Hãy bắt đầu từ mốc đó, rồi lùi qua thời gian kiểm bản, hoàn thiện, duyệt dựng, quay và chuẩn bị.

Lịch dưới đây trình bày xuôi để dễ theo dõi. Khi áp dụng, hãy đặt mốc giao và chạy thử trước, rồi tính lùi đến ngày khởi động.

Ví dụ: một doanh nghiệp cần phim khoảng 3 phút cho hội nghị, quay tại một nhà máy, có phỏng vấn giám đốc. Sản phẩm gồm bản tiếng Việt và bản cùng hình ảnh có phụ đề tiếng Anh, không thu lời đọc riêng. Để xếp được lịch dưới đây, tài liệu cần sẵn sàng, nhân vật giữ được hẹn và các lần duyệt có phản hồi đúng hạn.

Ngày làm việc	Ekip thực hiện	Doanh nghiệp phối hợp
1–4	Làm rõ brief, xem tư liệu, viết kịch bản	Cung cấp và kiểm thông tin; xác định người duyệt cuối
5	Tiếp nhận ý kiến về kịch bản	Tổng hợp góp ý và chốt kịch bản trong ngày
6–8	Hoàn thiện phương án hình ảnh, khảo sát, chuẩn bị quay	Xác nhận nhân vật, khu vực quay và lịch vận hành
9	Họp chốt trước buổi quay	Duyệt phương án hình ảnh, nội dung phỏng vấn và lịch quay
10	Ghi hình theo phương án đã thống nhất	Bố trí nhân vật, hỗ trợ ekip tại hiện trường
11–13	Dựng bản nội dung đầu tiên	Bố trí người xem theo lịch đã hẹn
14	Tiếp nhận một bản góp ý tổng hợp	Thống nhất ý kiến trước khi gửi ekip
15	Chỉnh bản dựng	Quyết định những điểm còn cần làm rõ
16	Chốt bản dựng nội dung	Người duyệt cuối xác nhận để chuyển sang hoàn thiện
17–18	Làm màu, âm thanh, đồ hoạ và phụ đề tiếng Anh	Kiểm bản dịch, tên riêng và chức danh
19	Kiểm bản hoàn thiện, xử lý lỗi trong phần việc đã thống nhất	Xác nhận đủ các phiên bản
20	Giao file, phối hợp kiểm tra phát lại	Đơn vị vận hành nhận và chạy thử file

Lịch này chưa có quỹ dự phòng riêng: ngày 19 dành cho kiểm bản và xử lý lỗi, không thể mặc nhiên dùng để đổi hướng dựng. Khi lập lịch thực tế, hai bên cần bổ sung dự phòng theo rủi ro của dự án.

Giả sử trong tình huống trên, buổi phỏng vấn giám đốc chuyển từ ngày 10 sang ngày 13. Ekip vẫn có thể quay hoạt động nhà máy theo lịch, chọn cảnh và chuẩn bị đồ hoạ. Tuy nhiên, nếu phần phỏng vấn dẫn dắt câu chuyện, bản dựng chưa thể có đủ chất liệu từ ngày 11 như dự kiến.

Hai bên lúc này có ba hướng để cân nhắc: tìm khung giờ hoặc địa điểm khác để giữ buổi phỏng vấn; đổi cách kể nếu vẫn đáp ứng mục tiêu; hoặc thống nhất lại mốc duyệt và bàn giao. Mỗi hướng cần được xem cùng phần việc có thể làm trước và lịch nhân sự còn lại. Chỉ từ việc buổi quay lùi ba ngày, chưa thể kết luận ngày giao phim cũng lùi đúng ba ngày.

Bảng lịch giúp hai bên tìm ra việc cần quyết định ngay. Ở đây, cần làm rõ vai trò của buổi phỏng vấn đối với câu chuyện trước khi sắp xếp lại từng ngày.

Muốn rút lịch, cần biết có thể thay đổi điều gì

Khi ngày chiếu hoặc ngày lên sóng đã cố định, có thể bớt hoặc đổi phần nào mà phim vẫn phục vụ đúng mục tiêu? Mỗi lựa chọn cần nói rõ ảnh hưởng để doanh nghiệp cân nhắc.

Cách điều chỉnh	Phù hợp khi	Điều cần chấp nhận
Giảm địa điểm hoặc nhân vật	Phần lược bỏ không chứa hình ảnh hay thông tin thiết yếu	Ít góc nhìn hơn, có thể giảm cảm nhận về quy mô
Dùng tư liệu sẵn có	Đã kiểm chất lượng, tính cập nhật và quyền sử dụng	Ít chủ động về góc máy, phong cách và nội dung cảnh
Giao bản chính trước, các bản còn lại sau	Lần sử dụng đầu chỉ cần bản chính	Những kênh hoặc ngôn ngữ khác phải chờ
Bổ sung nhân sự	Công việc có thể chia, tư liệu đã đủ và có người điều phối	Thêm chi phí và công việc kiểm sự thống nhất giữa các phần
Bố trí người duyệt cùng xem, cùng chốt	Doanh nghiệp sắp xếp được lịch và người có quyền quyết định	Cần giữ lịch xem; thống nhất trước số vòng chỉnh sửa

Đồ hoạ có thể giản lược nếu cách thể hiện đơn giản hơn vẫn truyền đạt đủ ý. Nhưng dành thời gian cho một phần trang trí rồi rút ngắn việc kiểm số liệu sẽ để lại rủi ro cho nội dung đã phát hành. Khi chọn việc cần giữ, nên quay lại mục đích sử dụng của phim.

Ekip cần giải thích phương án rút lịch bằng công việc cụ thể: bớt gì, làm song song được gì, có cần thêm người hay phát sinh chi phí không. Một ngày bàn giao sớm hơn chỉ thuyết phục khi cách tổ chức sản xuất cũng thay đổi tương ứng.

Trước khi chốt tiến độ, hãy nhìn cả những điều kiện đi kèm

Trước khi trình sếp hoặc xác nhận với nhà sản xuất, hãy đọc lại lịch bằng những câu hỏi dưới đây:

• Đã ghi đủ bản chính, ngôn ngữ, tỷ lệ khung hình và các phiên bản cần nhận chưa?
• Thời gian tính từ mốc nào đến mốc nào, theo ngày làm việc hay ngày lịch?
• Tư liệu, số liệu, nhân vật và địa điểm cần sẵn sàng vào lúc nào?
• Ai duyệt cuối, ai tổng hợp ý kiến và hạn phản hồi là khi nào?
• Mỗi mốc có bao nhiêu vòng chỉnh sửa, những nội dung nào được xem xét ở mốc đó?
• Việc nào phải chờ, việc nào có thể làm song song?
• Đã dành thời gian kiểm kỹ thuật, chạy thử và dự phòng chưa?
• Nếu tài liệu đến chậm hoặc yêu cầu thay đổi, ai sẽ báo ảnh hưởng và thống nhất lại lịch?

Một lịch rất ngắn nhưng bỏ trống thời gian duyệt là điều nên hỏi lại. Khi nhận thêm phiên bản, nhà sản xuất cũng cần giải thích phần việc phát sinh và ảnh hưởng đến ngày giao.

Nếu cần báo sếp khi một vài việc chưa chốt, hãy gửi kèm chúng với ngày bàn giao dự kiến: chẳng hạn lịch phỏng vấn đang chờ xác nhận hoặc kịch bản cần được duyệt trước một mốc nhất định. Người quyết định sẽ biết cần hỗ trợ ở đâu, thay vì chỉ nhận một ngày hẹn rồi chờ đến sát hạn.

Bạn có thể xem thêm cách Filmciti làm việc và hướng dẫn lần đầu đặt phim doanh nghiệp để chuẩn bị cho buổi trao đổi.

Dịch vụ liên quan: Dịch vụ sản xuất phim doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp

Quay một ngày thì bao lâu có phim?

Một ngày quay chưa đủ để xác định ngày nhận phim. Cần tính thêm phần chuẩn bị trước buổi quay, dựng và hoàn thiện sau đó, cùng các mốc doanh nghiệp xem, góp ý và duyệt.

Lịch 20 ngày trong bài là ngày làm việc hay ngày lịch?

Đó là 20 ngày làm việc, tương đương 4 tuần nếu làm 5 ngày mỗi tuần và không có ngày nghỉ lễ. Lịch thực tế còn cần tính khoảng dự phòng phù hợp với điều kiện quay và lịch duyệt.

Muốn kịp ngày lên sóng, nên rút phần nào trước?

Hãy xem trước phần thời gian chờ có thể giảm: xác nhận nhân vật, tổng hợp góp ý và bố trí người duyệt. Nếu vẫn thiếu thời gian, cân nhắc bớt địa điểm hoặc giao bản chính trước, đồng thời giữ việc kiểm thông tin và chạy thử file.